Start hier je online aanvraag.
Sinds donderdag 2 mei 2024 vervangt het evenementenloket van Eaglebe de meldingsformulieren voor alle evenementen en het projectdossier voor evenementen categorie 2.
Handleiding
Een uitgebreide handleiding voor organisatoren van evenementen vind je hier.
Een evenement melden of toelating aanvragen
Organiseer je een openbaar evenement voor 50 personen of meer? Dan moet je dit melden via het evenementenloket van Eaglebe. Je kan er meteen ook de nodige vergunningen voor je evenement aanvragen.
Gaat je evenement binnen door, zonder versterkt geluid, zonder sterke drank en eindigt het voor 2 u. ’s nachts? Dan moet je je evenement alleen melden, je hebt geen toelating nodig.
Gaat je evenement door in openlucht, voorzie je versterkte muziek of sterke drank? Of wil je je evenement later dan 2 u. ’s nachts laten duren? Dan moet je hiervoor toelating aanvragen bij de gemeente.
Wanneer moet je een melding of aanvraag indienen?
- Voor evenementen categorie 1 moet de aanvraag minstens 30 dagen vooraf gebeuren.
- Voor evenementen categorie 2 moet de aanvraag minstens 60 dagen vooraf gebeuren (voor wielerwedstrijden minimum 14 weken vooraf).
Dien jouw aanvraag dus tijdig in via Eaglebe. Evenementen die te laat aangevraagd worden, kunnen niet meer behandeld en dus ook niet vergund worden.
Onder welke categorie valt mijn evenement?
- Evenementen categorie 1: kleinere evenementen met een beperkt risico op geluidsoverlast of beperkt veiligheidsrisico. Het gaat om bijvoorbeeld kleine fuiven, eetavonden, tentoonstellingen, kleine buurtevenementen of een quiz.
- Evenementen categorie 2: evenementen met een hoog risico op geluidsoverlast, een verhoogd veiligheidsrisico of uitzonderlijk grote evenementen. Concreet gaat het om fuiven met een verwacht bezoekersaantal van meer dan 500 personen, openlucht- of tentfuiven, festivals, meerdaagse evenementen met risico op geluidsoverlast, een braderie of grote (rommel)markt en uitzonderlijke evenementen met een hoog veiligheidsrisico of verhoogd risico op overlast voor de omgeving. Evenementen van categorie 2 kunnen eerste een principiële toelating vragen via het digitaal loket (ten vroegste een jaar voor het evenement), voor ze het volledige dossier afwerken.
Hoe verloopt de aanvraag?
STAP 1: maak een account aan via deze link.
Het aanmaken van een account heeft een aantal voordelen:
- je moet niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven,
- je kan een deel van de aanvraag invullen en later verder aanvullen,
- je kan steeds nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt;
- je kan een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij een volgende editie.
STAP 2: dien je aanvraag in via Eaglebe.
Bereid je aanvraag voor zodat je alle gegevens ter beschikking hebt. Onderaan deze pagina vind je een document met een overzicht van de gegevens die je nodig hebt om het aanvraagformulier in te vullen.
STAP 3: het vrijetijdsloket behandelt jouw aanvraag.
De medewerkers van het vrijetijdsloket verzamelen indien nodig de adviezen van de betrokken diensten (politie, dienst openbaar domein, brandweer, noodplanning, enz.). Je aanvraag wordt daarna aan het schepencollege voorgelegd voor goedkeuring.
STAP 4: het vrijetijdsloket brengt jou als organisator op de hoogte.
Je ontvangt een melding in je mailbox en kan de beslissing dan raadplegen in Eaglebe.
Werkt EagleBe ook via de smartphone?
Er is nog geen app van EagleBe maar je kan wel via je internetbrowser op je smartphone aanmelden. Het is wel sterk aangeraden om via een computer te werken, zeker als je een inname openbaar domein of een verkeersmaatregel wil aanvragen: daarvoor moet je op een kaart aantekeningen kunnen maken.
Kan ik hulp krijgen bij het invullen van mijn aanvraag?
Het vrijetijdsloket in het gemeentehuis helpt je graag bij je aanvraag. Kom dus zeker langs als je vragen hebt. Sinds 1 juli 2024 aanvaarden we geen papieren meldingsformulieren meer, maar we zetten graag samen met jou je papieren aanvraag de eerste keer om in een digitale aanvraag.
Wil je materiaal of een lokaal aanvragen voor je evenement?
Dat verloopt via de webshop van de gemeente. Meer info vind je hier.
Ik wil voor mijn evenement een aanvraag doen voor inname openbaar domein: moet ik dan het evenement en de inname apart aanvragen?
Nee, je vraagt dan alleen je evenement aan: in deze aanvraag zit ook de mogelijkheid om een verkeersmaatregel of inname openbaar domein aan te vragen. Zo blijft je aanvraag één geheel.